仕事は段取りが全て！（始める前に紙に地図を書こう）

　結論から言うと、「資料作成でも打ち合わせでも、始める前にザックリとした概要を手書きで作ってしまって、それから仕事にかかると早いですよ。」ということです。

　言ってしまえばそれだけなのですが、細かい話を「続き」からどうぞ。

 　僕の仕事は、とにかく仕事量はそうでもないのですが、扱うデータ量は相当あります。大量のデータを精査して、現在の状況と過去の状況を比較し計画を立てるとか、よくあります。

　この時、失敗する方法を一つご紹介いたします。

　まず、ワードとエクセルを立ち上げて、エクセルにデータを入れて作業を開始して、ワードに報告書を作ってください。これだけで、結構無駄な時間がかかります。

　この方法、実は僕が以前やっていた方法です。

　提案書を作るにも、まずパワーポイントを立ち上げて…一人考えて唸るというのが定番でした。しかも、未だにこの方法で資料を作っている人が多くて驚きます。

　あとは、エクセルを0.5×0.5cmのマス目にしてワードではなくエクセルで報告書まで作ってしまう人も多いです。改行とか大変そう・・・。

　これをしてしまうと何故駄目かというと、いきなり合格点のものって出来ないのです。どんなに丁寧に作っても、ミスはあるし、あとから読んでみると企画書の流れが滅茶苦茶…なんてことも。

　ですから、早く企画書（案）を作って、推敲を何度も重ねるというのが良いものを作るポイントです。

　しかし、完璧に近いものを作ると、面倒になってきて推敲も重ねにくくなる、修正にも時間がかかる。「よく考えてみたら、結果が真逆の方が良かった」なんて言うときに時間的余裕もなくてもう作り直せなくて終わる。なんてことになってしまいます。

　そこで、作りたいものの手書きの案を作ってしまうのです。

　絵を書いてみるとイメージが湧いてきます。初めの何枚かはぐしゃぐしゃにして捨てることが非常に多いと思います。それでも、書いていくうちに「持っていきたい方向」が見えてきます。

　持っていきたい方向が、初めから同じ人もいるでしょうし、真逆になる人もいるでしょう。

　持っていきたい方向によって、必要な集計データも変わってきます。

　提案書であれば、ランニングコスト（家庭用で言えば光熱費）が高くなるなら聞かれるまで出さないのも手です。何より、相手が欲しがることがそもそもランニングコストでは無いかもしれないのですから。ランニングコストではなく、CO２排出量であったり、騒音の大きさであったりします。

　提案書にすべてを記入すると、恐らく提案だけで丸一日かかると思います。いや、それでも足りないかな。

　「持っていきたい方向」において、必要ではないデータは、必要と言われればまた後日出せば良いのです。

　紙に書いて行くと、自分との対話になるのです。何が良いと思っているのか？どこを欲しいと思ってほしいのか？誰に聞いてほしいのか、誰を動かしたいのか？

　誰かを動かしたいとすると、その誰かはどうやったら動くのか？

　ワードやエクセルに書く前に、描かなければいけないものはいくらでもあります。

　まずは、それを整理して、資料作成は作成のみに注力してしまいましょう！